Viestintä sisäilmatilanteissa

Keltaisen pahviseinän läpi on tehty reikä, josta näkyy kuunteleva korva, jota käden asento korostaa.
Adobe Stock

Tälle sivulle on koottu Ratkaistaan yhdessä -hankkeen kunnissa ja kouluissa tehtyjä havaintoja sekä yhdessä kehitettyjä työkaluja, jotka toimivat tukena hyvien viestintäkäytäntöjen rakentamiselle.

Tyypillisiä haasteita sisäilmaviestinnässä

  • Toimijoita on paljon, eikä sisäilma-asia tai siitä viestiminen ole kenenkään päätyö.
  • Roolit tai vastuut ovat epäselvät.
  • Sisäilmatilanteita koskevat prosessit ja ohjeet ovat kunnassa ja koulussa puutteellisia eivätkä tarjoa keinoja vastata tilankäyttäjien tarpeisiin.
  • Toimijoille ei ole selvää, milloin on puhuttava rakennuksen terveellisyydestä ja milloin taas keskityttävä sisäilmasta oireilevan yksilön auttamiseen.
  • Kaikki toimijat ovat kuormittuneita, ja aikaa viestimiseen tai viestinnän suunnitteluun on vain vähän.
  • Asiaan liittyy paljon tunteita, kuten huolta lapsesta, epäluottamusta, turhautumista, yksin jäämistä ja riittämättömyyttä. Tällaiset tilanteet kärjistyvät helposti.
  • Rakennusten kunnosta ei viestitä avoimesti, asiakirjoja salataan turhaan – varmuuden vuoksi – tai keskeneräisistä asioista ei tiedoteta, minkä seurauksena tiedonsaanti viivästyy ja huoli ja epävarmuus kasvaa.
  • Tilannekuva on heikko; tiedon kerääminen ja välittäminen kunnan organisaatiossa on pirstaleista ja hajautuu useille eri toimijoille.
  • Sisäilman terveysvaikutuksiin liittyy paljon tietoaukkoja, eikä aiheeseen ole helppo tarjota yksiselitteisiä vastauksia.
  • Aihetta lähestytään rakennukset, tekniikka ja kustannukset edellä, ja ihmisten kohtaaminen jää sivuun.
  • Viestiessä unohdetaan tunteiden ja vuorovaikutuksen merkitys. Samalla saatetaan tulla ohittaneeksi vaikeudet lasten ja perheiden arjessa.

Onnistunut viestintä lähtee ihmisten kuulemisesta ja heidän arkensa ja haasteidensa ymmärtämisestä.

Mitä on hyvä viestintä?

Onnistuneessa viestinnässä olennainen tieto välittyy eteenpäin kaikille osallisille ja kaikki pysyvät tilanteen tasalla. Hyvä viestintä on arkikielistä ja ymmärrettävää. Se vastaa ihmisten tarpeisiin, rakentaa turvallisuuden tunnetta ja välittää ymmärrystä siitä, että asiaa pyritään oikeasti hoitamaan hyvin. Se auttaa ihmisiä ymmärtämään, mistä on kyse ja mitä seuraavaksi tapahtuu.

Sisäilmaviestinnässä pelkkä tekninen, neutraalin tiedon listaaminen ei riitä. Viestin muotoilussa on tärkeää vastata ihmisten arjen haasteisiin. Luottamus rakentuu toiminnasta, avoimuudesta ja arvostavasta vuorovaikutuksesta.

On hyvä tarjota mieluummin liikaa tietoa kuin liian vähän, ja mieluummin liian aikaisin kuin liian myöhään. Jos uutta kerrottavaa ei ole, sekin kannattaa säännöllisesti kertoa.

Myös haasteet ja epävarmuudet kannattaa sanoittaa. Jos jokin asia on epävarma, voi hyvin sanoa: “emme tiedä”, “tähän ei vielä ole vastauksia”, “tätä asiaa ei vielä tunneta kattavasti”. Se lisää luottamusta ja avaa mahdollisuuksia vuoropuhelulle. Kukaan ei sisäilma-asioissa ole kaikkitietävä.

Avoimen, yhteisen vuoropuhelun avulla vaikeistakin tilanteista voidaan yhdessä löytää tie eteenpäin. Kannattaa osoittaa, että palautetta arvostetaan, ja tarjota mahdollisuuksia osallistua ratkaisujen etsimiseen yhdessä.

Käytännön muutos syntyy purkamalla tiedonkulun tulppia. Niitä ovat esimerkiksi:

  • En luota viestintuojaan.
  • En usko, että tästä tulee mitään.
  • Ei tämä viimeksikään onnistunut.
  • Ei tästä ole hyötyä minulle/meille.
  • En ole ehtinyt lukemaan.
  • En ole varma, mitä pitikään tehdä.
  • Ei kiinnosta.
  • En osaa.

Tunne vie viestin perille tai estää sen perillemenon. Sisäilma-asioissa ollaan perustunteiden äärellä:

  • Tulenko kuulluksi?
  • Kohdellaanko minua reilusti?
  • Voinko luottaa viestintuojaan?
  • Luotetaanko minuun?
  • Olenko tärkeä yhteisölleni?
  • Pystynkö vaikuttamaan asioihin?

Kun tiedonkulku on avointa ja viestinnässä huomioidaan ihmisten tarpeet ja tunteet, voidaan ongelmiin löytää ratkaisuja. Asiat pääsevät etenemään ja ihmiset tietävät tulevansa huomioiduiksi.

Tämä pätee niin koulun ja kunnan yhteistyöhön vanhempien kanssa kuin kunnan toimijoiden keskinäiseen viestintään ja huolenpitoon henkilöstöstä. Myös oppilaille tulee viestiä ikä- ja kehitystason mukaisesti.

Asetu aina viestin vastaanottajan asemaan – Mitä eri osapuolet tarvitsevat?

Kolme kohderyhmää: Vanhemmat, kunnan toimijat, lapsi.

Mitä oireileva lapsi tarvitsee?

  • mahdollisuuden käydä koulua
  • olosuhteet, jotka eivät haittaa terveyttä
  • tutut aikuiset
  • tutut kaverit
  • sosiaaliset suhteet
  • harrastukset
  • tunteen: olen tärkeä
  • turvallisuuden tunteen – selkeyttä ja tiedon, että, ”aikuiset hoitavat”.

Mitä vanhempi tarvitsee?

  • apua ja tukea lapsen tilanteen ratkomiseen (koulu, kaveripiiri, harrastukset)
  • kuulluksi tulemisen kokemuksen – ”Joku ottaa meidän lapsen asian hoitaakseen”
  • tietoa tilanteesta ja etenemisestä hyvissä ajoin
  • turvallisuuden tunteen – ”en ole yksin”.

Mitä koulun henkilökunta tarvitsee?

  • työrauhaa
  • tietoa prosessin etenemisestä
  • huolen kuulemisen
  • selkeyden prosesseista ja vastuista
  • tukea ja tietoa omaan työhön ja vanhempien tukemiseen
  • ideoita ja ratkaisumalleja lapsen tilanteen ratkomiseen.

Mitä kunnan työntekijä tarvitsee?

  • työrauhaa
  • selkeyttä prosesseihin ja vastuisiin
  • tukea ja tietoa omaan työhön ja vanhempien tukemiseen
  • ideoita ja ratkaisuja lapsen tilanteen ratkomiseen
  • ratkaisumalleja kokonaistilanteen ratkaisemiseen.

Tavoitteemme on, että sisäilmateema on asia muiden joukossa. Ettei se herätä niin paljon tunteita. Niin käy, jos on epätietoisuutta ja keinoja puuttuu. Ratkaisun avaimina ovat yhtenäiset toimintamallit ja avoin viestintä.

Ohjeet kouluille ja kunnille sisäilmaviestinnän kehittämiseksi

Onnistuneen viestinnän kivijalat ovat toimiva viestintäkulttuuri ja fiksut välineet ja käytännöt:

  • katse vuorovaikutukseen
  • tehdään tiedonkulku helpoksi
  • ollaan samalla puolella!

Askelia pähkinänkuoressa

1. Asettakaa selkeät yhteiset tavoitteet

  • Pyrkikää yhdessä tekemään avointa, selkeää ja oikeaan aikaan tapahtuvaa sisäilmaviestintää, joka vastaa eri osapuolten tarpeisiin.
  • Miettikää, mitä osa-alueita sisäilmaan liittyen viestinnän on tarve kattaa. Esimerkiksi yksittäisten lasten opetusjärjestelyistä huolehtiminen, kaikkien rakennuksen käyttäjien terveyden suojelu, kriisitilanteiden hoitaminen, muutostilanteissa viestiminen, ennaltaehkäisy ja seuranta – kuten säännöllisistä sisäilmakyselyistä tai rakennusten lakisääteisistä tarkastuksista viestiminen.
  • Tehkää yhdessä. Jos kunnassa on viestintään nimetty henkilö, kannattaa esimerkiksi sisäilmatyöryhmän ja viestintävastaavien tehdä tiivistä yhteistyötä.

2. Varmistakaa, että yhteistyön ja tiedonkulun rakenteet koulussa ja kunnassa ovat kunnossa

  • Onko kunnassa sisäilmatyöryhmä ja onko ongelmakohteisiin perustettu kohdekohtainen sisäilmaryhmä?
  • Onko koulun edustajalla, kouluterveydenhuollolla, vanhemmilla ja henkilöstöllä näissä edustus?
  • Onko kunnassa yhteistyöfoorumi vanhempaintoimijoiden kanssa tehtävälle yhteistyölle? (lisää aiheesta sivulla Kunnan ja vanhempien yhteistyö)
  • Toimiiko yksilöllinen ja yhteisöllinen opiskeluhuolto sujuvasti, ja ovatko tiedonvaihdon kanavat niissä kunnossa?

3. Tunnistakaa ja määritelkää kohderyhmät ja heidän tiedontarpeensa

  • Keiden kaikkien on tärkeää tietää, missä sisäilma-asioissa mennään?
  • Keitä kaikkia asia koskettaa?
  • Mitä tietoa, ohjeita tai materiaaleja eri toimijat tarvitsevat säännöllisesti?
  • Suunnitelkaa ja sopikaa, mitä tietoa ja ohjeita on hyvä välittää kaikille toimijoille, niin vanhemmille kuin koulun henkilökunnalle.

4. Kääntäkää katse pelkän tiedon välittämisen lisäksi vuorovaikutuksen laatuun ja viestin vastaanottajan tarpeisiin

  • Mitä huolenaiheita ja konkreettisia arjen hankaluuksia ihmisillä on?
  • Miten voimme vastata tarpeisiin ja vahvistaa turvallisuuden tunnetta ja luottamusta?

5. Valitkaa kunkin kohderyhmän tavoittamiseen toimivat, fiksut kanavat

  • Miten viestin vastaanottaja löytäisi tiedon mahdollisimman helposti?
  • Kunnan ja koulun verkkosivut ovat erinomainen paikka tiedottaa kaikesta sisäilmaan liittyvästä. Hyödyntäkää verkkosivujen lisäksi uutiskirjeet, koulun viestintäjärjestelmät ja muut käytössä olevat kanavat.

6. Varmistakaa vastuut ja tiedonkulku kunnan sisällä

  • Sopikaa, kuka vastaa mistäkin.
  • Luokaa selkeät toimintatavat ja tarvittavat ohjeet.
  • Suunnitelkaa, miten sisäilmaviestintä toteutetaan niin, että viestintä on ymmärrettävää, säännöllistä ja selkeää.
  • Mistä eri dokumentit ja ohjeet löytyvät ja kuka niitä päivittää?
  • Nimetkää ja kertokaa yhteyshenkilöt, jotka vastaavat esimerkiksi vanhempien ja median kysymyksiin.
  • Varmistakaa, että kuulemisen ja yhteistyön rakenteet ovat kunnossa.

7. Ennakoikaa ja suunnitelkaa

  • Suunnitelmaa laatiessa voi hyödyntää seuraavia kysymyksiä:
    • Miten tieto tilojen käyttäjien oireilusta, rakennusten korjaustarpeista ja selvitysten tuloksista saadaan kulkemaan fiksusti kunnan eri toimijoiden välillä?
    • Mitä tietoa vanhemmat tarvitsevat ja milloin? Entä koulun henkilöstö, terveydenhoitaja, vanhempainyhdistys tai kunnanvaltuutetut? Miten lapsille viestitään?
    • Mikä olisi kiireisille työntekijöille helpoin tapa saada tärkeät tiedot avoimesti jakoon oikeaan aikaan?
    • Miten sisäilma-asioihin liittyvät epävarmuudet ja tietoaukot huomioidaan viestinnässä?
  • Laatikaa sisäilmaviestinnälle suunnitelma koko vuodeksi. Näin pystytte paremmin ennakoimaan tiedontarpeita ja mahdollisia huolenaiheita.
  • Olkaa valmiita reagoimaan nopeasti uusiin tilanteisiin. Tähän hyvä suunnittelu antaa yleensä mainiot valmiudet.

8. Sopikaa, miten viestitte akuuteissa sisäilmatilanteissa

  • Kuka vastaa, kuka muokkaa, kuka välittää, miten usein, millainen on hyvä tekstimuoto?
  • Milloin on tarpeen viestiä kirjallisesti, milloin käydä vuoropuhelua esimerkiksi sisäilmaillan muodossa?
  • Viestikää säännöllisesti. Myös silloin, kun uutta kerrottavaa ei ole. Näin huolet ja spekulaatiot eivät ehdi kasautua. Kertokaa, milloin asiasta viestitään seuraavan kerran.

9. Luokaa kuntaan ja kouluun mallit ja ohjeet oireilevan lapsen koulunkäynnin järjestämiseen ja hyvinvoinnin tukeen

  • Miten toimitaan, mikäli oireilua epäillään? Miten toimitaan, kun tarvitaan erityisjärjestelyjä? Miten järjestelyt toteutetaan? Miten kussakin vaiheessa viestitään ja kuka vastaa koordinoinnista?
  • Laittakaa ohjeet kaikkien näkyville kunnan ja koulujen verkkosivuille.
  • Vinkki: Tutustukaa viisivaiheiseen malliin sisäilmasta oireilevan lapsen auttamiseksi osiossa Autetaan lasta.

10. Olkaa avoimia rakennuksen kunnosta

  • Julkaiskaa raportit ja selvitykset esimerkiksi kunnan ja koulujen verkkosivuilla ja pitäkää ihmiset ajan tasalla prosessin seuraavista vaiheista.

11. Puhukaa ja kirjoittakaa ymmärrettävästi ja arkikielisesti

  • Välttäkää hankalaa teknistä ja ammattisanastoa aina kun voitte, kuitenkin niin, että olennaista informaatiota ei katoa.
  • Varmistakaa, että tärkeimmät asiat välittyvät.

12. Hyödyntäkää asiantuntijoita

  • Hyödyntäkää kunnan viestinnän asiantuntijoiden osaaminen ja tarjotkaa henkilöstölle koulutusta viestintätilanteisiin.

Työkaluja

  • Muistilista viestinnän suunnitteluun koulujen sisäilmatilanteissa pdf-tiedosto
  • Sisäilmaviestinnän kohderyhmäkartta pdf-tiedosto
  • Pdf-tiedostot ovat Ratkaistaan yhdessä -hankkeen Yhteistyöllä eteenpäin -julkaisusta vuodelta 2021.

MITÄ MIELTÄ OLET SISÄLLÖSTÄ? Voit valita useita vaihtoehtoja.